Sơ đồ tổ chức phòng Marketing
Hoạt động marketing thực chất là một quá trình quản lý mang tính xã hội cao. Các hoạt động này bao gồm từ lên ý tưởng, sản xuất hàng hóa, dịch vụ đến tiếp thị sản phẩm, dịch vụ trên thị trường để đạt hiệu quả tiêu thụ tốt nhất. Phòng Marketing chính là cầu nối giữa công ty và thị trường bên ngoài, giữa sản phẩm và người tiêu dùng, giữa thuộc tính sản phẩm với nhu cầu người tiêu dùng.
Phòng Marketing sẽ chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, nghiên cứu khách hàng mục tiêu, sau đó sẽ định hướng xây dựng sản phẩm phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng và cạnh tranh được với các đối thủ trên thị trường. Sau khi đã xây dựng được sản phẩm, phòng Marketing sẽ xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, phát triển doanh số dựa trên các công cụ marketing. Song song đó, bộ phận này cũng sẽ ghi nhận phản hồi của khách hàng về sản phẩm, từ đó đề xuất các kế hoạch điều chỉnh sản phẩm, tung ra sản phẩm mới hay cập nhật chiến lược marketing.
Việc hình ảnh thương hiệu có bắt mắt, câu chuyện thương hiệu có hấp dẫn hay các quảng cáo có thu hút khách hàng hay không đều phụ thuộc vào năng lực của phòng Marketing. Một cơ cấu tổ chức phòng Marketing hoàn chỉnh sẽ bao gồm đầy đủ các cấp từ giám đốc Marketing, trưởng phòng Marketing đến các cấp chuyên viên.
Marketing là phòng ban mang tính đặc thù cao. Tương tự như một tổ chức, bộ phận Marketing cũng có nhiều cách để cấu trúc:
- Cấu trúc tổ chức chức năng: Một trong những loại cấu trúc tổ chức phổ biến nhất, cấu trúc chức năng phân chia tổ chức dựa trên các chức năng công việc chung.
- Cấu trúc dựa trên sản phẩm: Bạn có thể nghĩ về cấu trúc tổ chức bộ phận như một cấu trúc bao gồm nhiều cấu trúc chức năng nhỏ hơn
- Cấu trúc dựa trên thị trường: Các bộ phận của một tổ chức dựa trên thị trường, ngành công nghiệp hoặc loại khách hàng.
- Cấu trúc địa lý: Các bộ phận của cấu trúc địa lý có thể bao gồm các lãnh thổ, khu vực hoặc quận.
- Cấu trúc dựa trên quy trình: các bộ phận được tổ chức xung quanh các quy trình chính, như thu hút khách hàng, hoàn thành đơn hàng, hậu cần,v.v..
- Cấu trúc ma trận: tất cả nhân viên có mối quan hệ báo cáo kép. Thông thường, có một dòng báo cáo chức năng cũng như một dòng báo cáo dựa trên sản phẩm.
Tùy vào quy mô và ngành nghề khác nhau mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng một cơ cấu tổ chức phòng Marketing khác nhau. Chúng ta sẽ tìm hiểu một cơ cấu tổ chức phòng Marketing cơ bản:
 |
Chức năng:
- Giám đốc Marketing: CMO là người chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động marketing của công ty; xây dựng và phát triển chiến lược marketing phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn doanh nghiệp.
- Trưởng phòng Marketing: Là người có nhiệm vụ dẫn dắt, xây dựng các kế hoạch marketing ngắn hạn, nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra, giám sát hoạt động của các bộ phận, đảm bảo sự phối hợp của các bộ phận, cùng nhau hướng về mục tiêu chung của phòng. Trưởng phòng Marketing chịu trách nhiệm cho sự thành công/ thất bại của các hoạt động liên quan đến quảng bá và quảng cáo sản phẩm thương hiệu.
- Trưởng các bộ phận: Chịu trách nhiệm chính về chuyên môn bộ phận mình phụ trách. Thiết lập các KPI cho cấp chuyên viên. Lên kế hoạch cho bộ phận của mình dựa theo kế hoạch marketing chung đã được duyệt.
- Cấp chuyên viên: Là người thực thi chính, triển khai các chiến lược và kế hoạch marketing, đảm bảo hoàn thành KPI do Trưởng bộ phận đề ra. Trong từng bộ phận có thể sẽ có nhiều chuyên viên phụ trách các mảng khác nhau, ví dụ bộ phận Digital marketing sẽ gồm chuyên viên SEO/SEM, chuyên viên quảng cáo online, chuyện viên social media,…
#4 Sơ đồ tổ chức phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty, công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng.
Phòng kinh doanh thông thường có các chức năng sau đây:
- Chức năng tham mưu: Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
- Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo: Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
- Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng: Để công ty phát triển thì phòng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
- Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo: Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.
- Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm: Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh tùy thuộc vào lĩnh vực, sản phẩm, văn hóa doanh nghiệp, có thể được cấu trúc theo các cách khác nhau. Dưới đây là 3 mô hình phổ biến nhất của phòng kinh doanh được các doanh nghiệp áp dụng:
#1 Mô hình hòn đảo
Trong mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là “ông chủ” của riêng họ. Mô hình phòng kinh doanh này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.
#2 Mô hình dây chuyền
Mô hình dây chuyền sẽ tổ chức phòng kinh doanh của bạn thành 4 nhóm theo chức năng:
- Lead generation team: Có trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và thông tin cần thiết của những người quan tâm tới sản phẩm / dịch vụ.
- Sales Development Representatives (SDRs): Có trách nhiệm tiếp cận và xác định các leads đủ điều kiện (qualified leads) bằng cách câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định quy trình ra quyết định.
- Account Executives (AEs): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.
- Customer Success team: Khi một đơn hàng được chốt, các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung chăm sóc những khách hàng sẵn có, khiến họ hài lòng nhằm gia tăng giá trị vòng đời khách hàng (lifetime value – LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.
#3 Mô hình nhóm
Mô hình nhóm hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu tương tự như mô hình dây chuyền, nhưng khác ở chỗ phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. Mô hình nhóm sẽ lấy khách hàng là trung tâm.
